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如何做好书记员工作

作者:赵春玲  发布时间:2010-03-20 17:24:09


  我是2002年调到法院工作的,来院之后被分派到民二庭担任书记员兼内勤职务。现将我在法院从事书记员的工作经验,总结如下:

  书记员说白了就是审判工作的事务性辅助人员,在法官指导下工作,书记员的工作是人民法院业务工作中不可缺少的一个组成部分,每一起案件,从立案到结案的整个诉讼活动,有大量的工作需要书记员去做。书记员的庭审记录是法官制作司法文书的基础和依据;书记员工作的好坏直接关系到案件质量。一起案件,从受理到审结,书记员都要独立或配合法官完成许多工作,书记员装订成册的卷宗,往往是衡量一起案件质量如何的主要依据。综上所述,书记员虽然不能独立审判案件,但其在案件审理中的作用却是不可忽视的。现针对如何做好书记员工作谈一下体会:

  

  一、 思想和工作态度方面

  

  1、端正态度、热情对待当事人

  首先,我觉得,我们书记员是执法工作人员,所以,要注意自身的形象,着装要大方得体,不追求时尚和另类,语言也要讲求文明。在接待当事人和律师或委托代理人的时候,一定要热心、耐心。因为不论是当事人还是代理人,他们都会用一种比较朴素思维来判断法院工作的公正性。他们往往会认为,一个认真负责的,待人热情的人,处理事情也会是公正的。因此,我在这方面特别注意,不论当时自己多忙多累,都要热情接待当事人和代理人,耐心解答他们提出的问题,不能推委拒绝,更不能横眉冷对。如果我们书记员的态度不好,会给法院的公正形象带来很大的负面影响,因此,我们要端正态度、热情对待当事人。

    

  2、工作一定要做到仔细、仔细再仔细

  书记员的工作比较琐碎,因此,在工作中一定要做到仔细、仔细再仔细。细心是一种素质,是一种能力,是一种能终生受益的人生信条。这种能力与法官的办案能力结合在一起,才可能产生一篇优秀的判决。一个办案能力再强的法官,一个审理得再好的案件,如果因为书记员记录不仔细,笔录出现多处错误,如果因为送达的因素考虑不周全,程序上出现一点瑕疵,都可能使我们的审判工作成果功亏一篑。因此,我们书记员的工作,一定要做到仔细、仔细再仔细。一方面,在送达工作上要仔细,尤其涉及时限、期间和签收方面的问题,一定不能马虎。另一方面,在作各类笔录方面,不仅要做到记录详细,更重要的是,听记要细心,做到心、脑、手合一,认真领会审判员问话的宗旨,围绕审判员的问话,提取当事人回答的意思。

  二、业务方面要熟悉法律,当好法官的参谋和助手。

  一名优秀的书记员,应当做到,自觉按法律的规定和书记员的职责要求,主动开展工作,而不是法官叫干啥才干啥,法官没有指令,就消极对待自己的工作。要当好法官的参谋和助手有一个前提,就是必须熟悉程序法,尤其是关于时限、期间和送达方面的规定,必须要烂熟于心,以便及时提醒法官,防止因法官的案件多,工作繁忙而出现程序上的失误。再就是,要了解掌握常用的实体法规定,以便在记录的过程中,根据自己掌握的法律专业知识,围绕案件的争议焦点,判断出某一词、某一句话、某一段文字是法官的询问点,针对询问点对当事人的回答进行提取式记录。

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  三、书记员的具体工作职责方面

  根据《人民法院书记员管理办法(试行)》第二条对于书记员的职责作出了明确的规定:(1)办理庭前准备过程中的事务性工作。(2)检查开庭时诉讼参与人的出庭情况,宣布法庭纪律。(3)担任案件审理过程中的记录工作。(4)整理、装订、归档案卷材料。(5)完成法官交办的其他事务性工作(如:执行工作,应协助法官办理好有关执行的各种法律手续)。

  现依据上述的规定,结合实际工作,将书记员的职责明细地阐述一下:

   

  1、收案。每起案件都是在立案庭予以审查立案,立案环节不可缺少的就是每起案件的原告应根据《诉讼费交纳办法》规定的额度,预交诉讼费,应该提示大家的是法院现行的《诉讼费交纳办法》是经2006年12月8日国务院第159次会议通过的,于2007年4月1日起施行的新的诉讼费办法。案件从立案庭转到审判庭后,由内勤经庭长签发分发到各审判员。随后书记员应检查卷宗相应内容是否齐备,如案件流程表、预交费单(其中重审案件没有收据)是否在卷内,证据是否有证据清单、是否按当事人人数提供证据份数等等,检查完毕后在每个案件卷宗中抽出起诉状副本,并在副本上标注案号,以备填写送达材料时使用,并将案件登记在册。

  

  2、发送副本。待庭长确定案件承办人后,应当及时准备副本及相关送达材料,确定开庭时间,通知各方当事人领取传票副本。举证截止时间和开庭时间最好间隔3到5天,这样做可以防止当事人说我昨天才收到这份证据,没有充分的时间准备,所以今天无法对证据发表意见,申请法庭中止今天的审理,重新确定时间再次开庭的情况。送达回证、举证通知书、合议庭通知书、传票均应填写清楚,留存根一份放在卷宗中。民事案件发给原告的文书有:受理案件通知书、传票、举证通知书、合议庭确定通知书、诉讼风险提示书、授权委托书、法定代表人身份证明书,这些文书大多数情况在立案庭发送,在业务庭应该给原告送达开庭传票;民事案件发给被告的文书有:应诉通知书、传票、举证通知书、合议庭确定通知书、诉状副本、原告举示证据、诉讼风险提示书、授权委托书、法定代表人身份证明书。发给上诉人、被上诉人的文书副本有:上诉状、授权委托书、法定代表人身份证明书等。

    

  3、在等待开庭的过程中,可能遇到的情况:

    

  (1)诉讼保全申请。如有当事人提出诉讼保全申请,首先应初步检查申请是否合法,财产线索是否明确,是否有相应的财产担保并及时告知承办法官。合议庭研究确定要进行财产保全后,书记员应及时通知财产保全申请方缴费并收回缴费单回执,以证明申请方已经交费,并及时完成裁定书的校对、打印、审批、盖章工作。如当事人申请保全银行账户,应准备的材料有:裁定书、协助查询通知书、协助冻结通知书、介绍信、送达回证、笔录纸;如当事人申请保全工商、房屋、土地,应准备的材料有:裁定书、协助执行通知书、介绍信、送达回证、笔录纸等。

   

  ( 2)答辩状、证据的送达。被告提交答辩状,应及时通知原告领取。如当事人提交证据,应要求当事人提交相应份数和证据清单,让提交人注明提交时间和提交人姓名或单位名称(在当事人填写提交时间时应注意当事人填写的时间是否与当天的时间一致,不排除当事人胡乱填时间的可能性,他有可能把在举证期限后提交的证据填成举证期限内的时间),并及时通知对方当事人领取证据。

    

  (3)调查取证。如有需法院调查取证的,应当与承办法官一道前往相应单位做取证工作。需要准备的材料有:介绍信、笔录纸、相应的诉讼材料。取证时要向被调查人或单位出示工作证,记录时首先在笔录中明确阐述,我们是虎林法院的工作人员,现针对于原告某某某诉被告某某某一案,有些情况向你(们)进行核实,希望你(们)如实阐述。

    

  4、安排开庭应根据各庭的业务量,合理安排开庭时间。对于集团诉讼的案件尽量安排在同一天,每次安排完开庭日期,要做记载,避免审判员或书记员开庭撞车,并及时将传票存根及送达回证反馈给审判员。适用普通程序的案件,给被告的举证期限最长为30日,也就是说开庭时间应安排在举证期满后,对于简易程序审理的案件,应提前3天通知当事人开庭时间,开庭时间的安排尽量避开周六、周日、节假日和审判员外出日。对于路途离虎林较远的当事人,应该考虑相关车次到达的时间,合理安排开庭的具体时、分。根据《证据规则》的规定,针对于案情复杂,证据繁多的案件,书记员可在开庭前主持双方当事人予以质证、认证。

    

  5、开庭。首先,书记员应提前5分钟到法庭,等候双方当事人。如双方当事人到庭,则立即核对委托代理人和法定代表人的身份(公民代理人出庭应出示他的身份证原件和当事人的委托书,律师代理人出庭应出示他的律师证原件、当事人委托书和律师事务所所函)。核对当事人基本情况时应尽量详细、准确。待合议庭到庭后,书记员应用普通话宣读法庭纪律,尔后宣布全体起立,请合议庭入席。待审判长宣布坐下后,书记员应面向审判长向其汇报当事人的到庭情况,告之庭前准备已经就绪,可以开庭。庭审中应保持严肃、认真的态度,着装要整齐,发式要干净利落,开庭时要用钢笔或签字笔完整的记录整个庭审过程。随着办公自动化的推行,我院也将开展书记员微机记录,这就要求大家要熟悉电脑的操作过程,不断提高打字的速度。庭审笔录应反映出整个庭审过程。在笔录中应有体现法庭调查、法庭调查结束、法庭辩论、法庭辩论终结、最后陈述、组织双方当事人调解的字样,以体现程序的完整性,减少因程序违法而被二审改判的可能性。对于当事人在庭审中的动作应记录在案,如某某代理人提交证据原件给法庭、法庭递交证据原件给某某代理人、被告代理人退还证据原件给原告代理人等,这样做可以防止当事人说证据原件在法庭,合议庭没有退回的情况,也可以帮助法官在制作文书时,回忆庭审的情况。对于当事人陈述的利率标准、本金及利息金额应准确记录,可以事先将已有的金额抄在空纸上,以便需要时可供提醒。如证据较多,刚开始记庭审笔录时,可以将证据清单复印一份,供需要时抄写。对于审判员的问话要记录清晰,尽量保持原话,对于当事人的回答及阐述的意见,应该提取精华,对于紧密围绕审判员问话的回答一定要记录在卷,由于当事人的文化程度存在差异,所说的车轱辘话要提取话语的宗旨进行记录,认真听当事人的语调及语义,在虎林地区,有特殊口音和方言的人很多,因此,在记录时要认真听清当事人说话的意思,在庭审时尽量不要打断审判员及当事人的话语,如确有听不清或不明白的话语时,应该将笔录留出适当的空缺,在开庭完毕时及时向审判员及当事人核实,并记录在卷。开庭完毕后让当事人查阅笔录(也可允许当事人在开庭后5日内查阅),如有记录有误的地方,应当事人的要求予以修改,但当事人只能对自己的阐述提出异议,当事人查阅后,让当事人在庭审笔录上每页的底页空白处签字和摁手印,书记员应在尾页空白处签名,并提醒审判员及其他合议庭成员予以签名。 

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  6、参加合议庭(审委会)评议。在记录合议庭评议笔录时首先应将所有参加合议的人员名字、合议的时间、合议的地点记录在头纸上,应注意要记清每位参加合议的成员的观点意见,如有庭长、院长参加评议的更应将他们的观点详细记录。如果有反对意见,一定要将反对意见写的清楚明白,并在评议结束后详细写好评议结论,并及时请合议庭成员逐一签字。审委会笔录应明确审委会成员的意见,并准确写明审委会最终确定的结论意见,并及时请审判委员会成员逐一签字。

    

  7、校对文书。经合议庭评议后,承办法官依合议庭意见制作出判决(裁定)书。应先由审判人员校对,书记员协助校对,在校对文书过程中,书记员应仔细校对文书是否存在错别字、标点符号使用是否错误、合议庭成员名字是否用错、案号是否正确、涉案的数据是否正确、诉讼费各项相加是否准确、如有保全费用是否在判决书中有体现等等。文书的校对一定要仔细,一份文书应多次校对。保证文书送达时没有错误。

    

  8、文书打印及送达。经校对的文书应及时打印,并盖章:院章、本件与原件无异章。通知各方当事人及时领取。并在判决书送达时要作宣判笔录,并告知当事人的上诉权利及上诉期限(民事判决上诉期为15日,裁定(驳回起诉、对管辖权有异议、不予受理)上诉期为10日。刑事案件对判决不服的上诉期为10日。

  9、上诉案件移送。凡上诉案件,在当事人交来上诉状时,均要求他注明提交时间、提交人,并发给他当事人地址确认书、上诉案件受理费缴纳须知。待上诉人交纳上诉费及邮寄费时,书记员应及时将卷宗装订成册,并填写上诉案件移送函。并在上诉人提交上诉状之日起5日内将上诉状副本及答辩状、法定代表人身份证明书、授权委托书、送达给被上诉人,书记员应在内勤处填写上诉案件登记簿、对于上诉案件要认真装订,并填写齐全,对于超审限的案件及时和审判员沟通,在移送函上列明移送的材料,卷宗以100页为分册标准,移送要将正副卷均移送,材料准备齐全后,将上诉费邮寄到中院指定的帐户,然后将汇款单据复印,将原件及卷宗从邮局机要室发送,复印件留以和当事人对帐。

   

  10、审限延长报批。民事案件一审审限为180天,二审案件审限为90天。凡涉及因当事人下落不明要公告的,应当在报纸上刊登公告,将公告当天的报纸裁剪下粘在a4纸上订入卷宗中,并复印一份附在内勤处填写的审限管理登记本中。如遇有中止、审计、清算等各种法定中止的理由时应报内勤,并在审限管理登记本中登记。

    

  11、归档。凡已结案的卷宗,在材料齐备的情况下应在三个月内装订归档。装卷首先先整理卷宗,发现有小于a4纸张的材料要粘贴到a4纸上,材料上的回形针、大头针、订书订均要取下,卷宗中不能有这些东西,否则会损伤卷宗,然后整理顺序,按各业务部门要求的标准排列,排完顺序后进行打号(卷宗目录和案件流程卡不用打号),打完号后打印卷宗目录、备考表、卷皮,装订卷宗要求卷皮打印要对齐,每册卷宗要装订卷脊,每个案件的卷宗证物袋内要备份3份法律文书正本,所有准备工作做完后,进行装订,装订时要齐地、齐右,装订线以16厘米为准。所有入卷的材料均要求为a4纸张大小,凡有铅笔、圆珠笔填写的字迹均复印一份放在卷宗中。卷宗装订成册后,每册卷宗卷底要粘贴封条,并加盖书记员名章,及时将信息录入档案管理软件,归档时应填写归档登记表(一式两份),并持相应的案件登记簿到档案室归档,并一定要看到档案室档案员在对应的卷宗位置上盖章。

  

  书记员的工作是繁琐的,针对于以上书记员的职责,我所阐述的书记员的工作,大家可以进行合理安排,灵活运用。比如说案件的送达工作应排在先,但如果庭内没有新受理的案件,书记员就可以现先装订卷宗,如果没有卷宗要装订,就给当事送达判决书等等。总之,书记员的工作要在繁琐中寻找规律,在规律中总结经验,希望我们每一名书记员都能把工作作得优秀,为审判事业贡献自己的力量。

 

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文章出处:转载中国法制新闻网文章    

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